New vs. Renewal: why the system can’t tell them apart

Findings from the production data · for business stakeholders

We cannot reliably know whether a policy is a new policy or a renewal. The field exists, but it is almost never asked, often left blank, and cannot be reconstructed from the data we already have.

What the data shows

How today’s active policies are tagged — New, Renewal, or left blank:

Fire insurance (Incêndio)18,300 policies

79% New

20% blank

Only 1% marked as renewal — renewals are essentially never recorded here.

Rental surety (Fiança)5,100 policies

42% New

27% Renewal

31% blank

Capitalization bonds (CAP)2,700 policies

59% New

36% Renewal

New Renewal Blank / not filled in

Why this happens

The system never asks when a policy is created. It silently defaults to “New” — or leaves it blank.
Only back-office (TDA) staff can change it afterwards. Real-estate agencies can’t edit it at all — which is why fire-insurance renewals are almost never captured.
“Renewal” only gets recorded when someone remembers to change a drop-down later. Most of the time, no one does.

Why we can’t fix this from old data

We tried to detect renewals automatically — matching the same tenant at the same property over time. It doesn’t work:

Only 1 in 4 to 2 in 5 policies even have enough information to attempt a match. The rest are missing the address or the people.
The matches we did find were near-simultaneous duplicates (issued days apart), not year-apart renewals.
For policies already tagged “renewal”, automatic detection found the previous policy in under 3% of cases — the earlier policy simply isn’t there to match against.

In short: the answer isn’t hiding in the data. It was never captured in the first place.

What we recommend

Ask the question when the policy is created. Make “New or Renewal?” a required choice at the moment a policy is issued. The person issuing it always knows the answer.

We can’t recover the past — but we can capture it correctly from now on. No algorithm can reconstruct it after the fact; a person at the point of sale can.

Why it matters: this New-vs-Renewal field decides which commission rule applies. When it’s wrong or blank, the wrong rate can be used — affecting what agencies and TDA are paid, and making renewal reporting unreliable.

Novo vs. Renovação: por que o sistema não distingue

Conclusões a partir dos dados de produção · para a área de negócio

Não conseguimos saber, de forma confiável, se uma apólice é nova ou renovação. O campo existe, mas quase nunca é perguntado, costuma ficar em branco e não pode ser reconstruído a partir dos dados que já temos.

O que os dados mostram

Como as apólices ativas estão hoje classificadas — Novo, Renovação ou em branco:

Seguro Incêndio18.300 apólices

79% Novo

20% em branco

Apenas 1% marcado como renovação — renovações praticamente não são registradas aqui.

Fiança Locatícia5.100 apólices

42% Novo

27% Renov.

31% em branco

Capitalização (CAP)2.700 títulos

59% Novo

36% Reaplic.

Novo Renovação Em branco / não preenchido

Por que isso acontece

O sistema nunca pergunta no momento em que a apólice é criada. Ele assume “Novo” automaticamente — ou deixa em branco.
Só a equipe da corretora (TDA) consegue alterar depois. As imobiliárias não conseguem editar o campo — por isso as renovações de incêndio quase nunca são registradas.
“Renovação” só é registrado quando alguém lembra de mudar um menu depois. Na maioria das vezes, ninguém muda.

Por que não dá para corrigir com os dados antigos

Tentamos detectar renovações automaticamente — cruzando o mesmo inquilino no mesmo imóvel ao longo do tempo. Não funciona:

Apenas 1 em cada 4 a 2 em cada 5 apólices têm informação suficiente para tentar o cruzamento. As demais não têm o endereço ou as pessoas preenchidos.
Os cruzamentos encontrados eram duplicidades quase simultâneas (emitidas com poucos dias de diferença), e não renovações de um ano para o outro.
Para apólices já marcadas como “renovação”, a detecção automática achou a apólice anterior em menos de 3% dos casos — a apólice anterior simplesmente não está lá para ser comparada.

Em resumo: a resposta não está escondida nos dados. Ela nunca foi capturada.

O que recomendamos

Perguntar no momento da criação da apólice. Tornar “Novo ou Renovação?” uma escolha obrigatória na emissão. Quem está emitindo sempre sabe a resposta.

Não dá para recuperar o passado — mas dá para capturar corretamente daqui para frente. Nenhum algoritmo reconstrói isso depois; uma pessoa, no momento da emissão, consegue.

Por que importa: esse campo Novo/Renovação define qual regra de comissão se aplica. Quando está errado ou em branco, a taxa errada pode ser usada — afetando o que imobiliárias e TDA recebem e tornando o relatório de renovações pouco confiável.